Контакты
Услуги
Главная
Блог
Проведение конкурсов. Автоматизация обработки заявок для Фонда
Проведение конкурсов для Фонда Истории Отечества. Автоматизация обработки заявок
Расскажем на примере Фонда «История отечества»
О заказчике
Фонд ведет просветительную работу по сохранению наследия и традиций народов нашей страны
Проводит различные конкурсы по истории России и творческие мероприятия. В конкурсах могут принять участие любители истории всех возрастов, а также фонд организует мероприятия по поддержке в организации выставок, в создании научных трудов, в производстве фильмов, поощряют педагогических работников, поддерживают археологические экспедиции и тематические онлайн-проекты.
/ Задача, с которой к нам обратились }
Как проходит конкурс? Фонд на официальном сайте анонсирует проведение конкурса, например «История России в стихах», в котором школьники 1−11 классов отправляют в видео-формате чтение поэтических произведений о России и событиях ее истории.

Его участники должны зарегистрироваться на сайте Фонда и отправить свои материалы для рассмотрения экспертами. Далее эксперты знакомятся с присланными материалами и дают свою оценку. Победитель определяется наибольшим количеством баллов, выставленными экспертами, и получает приглашение принять участие в очном мероприятии. Остальные участники получают памятный сертификат об участии.

Эксперты на каждый конкурс отбираются заранее по заданным критериям, чтобы результаты были честными и объективными.
[ задачИ \\
> Реализовать для участников простой способ подачи заявки и отправку своих материалов; исключение повторных заявок.
> Назначить автоматически экспертов для оценки каждого участника по заданным критериям. Например, участник конкурса и эксперт не могут быть из одного региона; количество участников для оценки у эксперта не больше n-ного числа, распределить экспертов по тематикам и тд.
> Систематизировать присылаемые материалы по каждому из участников
> Реализовать подсчет баллов в заявках участников для автоматического определения победителей.
> Реализовать уведомления по этапности конкурса для участников и экспертов.
Задачи нужно было реализовать с учетом поступления большого количества заявок
{
Каждому конкурсу соответствуют разные требования по заполнению форм заявок для любителей истории (физических лиц) и для организаций (юридических лиц).

Кураторы конкурсов сразу взяли вектор на организацию и системное хранение в готовом ПО. Нужно было только выбрать. И выбор был очевиден - Битрикс24. Клиент оставил заявку на сайте Битрикс24 и нам посчастливилось реализовать этот проект.
{ решение ]
Сбор заявок мы реализовали через CRM-формы, размещенных на официальном сайте конкурса: это позволяет легко справиться с большим объемом заявок и исключает повторы.
Автоматическая отправка уведомлений: Участники получают сообщения о статусе своих заявок: «Ваша заявка принята», «Вам назначен эксперт», «Ведется подсчет баллов», «Вы стали победителем конкурса ….»
Отбор экспертов: Битрикс24 сам назначает экспертов на каждую заявку, исключая совпадения по региону, учитывая количество участников, которых эксперт готов оценить и т. д.
Рассылка сертификатов для участников конкурса, не прошедших во второй тур. Создание воронки для отправки «Сертификата участника».
Настройка этапов прохождения заявок по этапам с помощью смарт-процессов. Организаторы конкурса видят в каждый момент времени количество участников и их материалы, с каких регионов страны пришли участники, взяли ли их эксперты проработать, выставленную оценку и комментарии к ней и тд.
{ результат ]
Внедрение позволило легко и просто оперировать большим количеством заявок с разных конкурсов на разные тематики под руководством всего нескольких человек. Все участники учтены и в любой момент отслеживается их прохождение в конкурсе.
большой плюс, что мероприятие организовано полностью онлайн - от подачи заявки до уведомлений об успешном завершении мероприятия. За исключением награждения победителей. Такие события лучше проживать по настоящему! 🙂
На сегодня сотрудники могут самостоятельно запускать проведение конкурсов по нашим инструкциям, что экономит и бюджет. Но если возникнут вопросы, они всегда могут связаться с нами.
для участников
для сотрудников фонда
За клиентом есть закрепленный проект-менеджер, который в ответственный момент всегда рядом
Напишите или позвоните нам - придумаем, как улучшить ваш Битрикс24!
Позвонить
Написать

Это тоже интересно
Back to purity, back to simplicity
Simplicity is about subtracting the obvious and adding the meaningful.
10 summer festivals from Berlin to Leipzig
Films are chosen in each category by a section director with the advice of a committee of film experts.
An urbanist's guide to the best cities to visit
Learn how to get there, where to stay and how to have the best time.
Nordic nature and Scandinavian lifestyle
The ways that vast empty spaces affect how you feel and how to spend your summer the Scandinavian way.