Проведение конкурсов для Фонда Истории Отечества. Автоматизация обработки заявок

Расскажем на примере Фонда «История отечества»

О заказчике

Фонд ведет просветительную работу по сохранению наследия и традиций народов нашей страны

Проводит различные конкурсы по истории России и творческие мероприятия. В конкурсах могут принять участие любители истории всех возрастов, а также фонд организует мероприятия по поддержке в организации выставок, в создании научных трудов, в производстве фильмов, поощряют педагогических работников, поддерживают археологические экспедиции и тематические онлайн-проекты.

/ Задача, с которой к нам обратились }

Как проходит конкурс? Фонд на официальном сайте анонсирует проведение конкурса, например «История России в стихах», в котором школьники 1−11 классов отправляют в видео-формате чтение поэтических произведений о России и событиях ее истории.

Его участники должны зарегистрироваться на сайте Фонда и отправить свои материалы для рассмотрения экспертами. Далее эксперты знакомятся с присланными материалами и дают свою оценку. Победитель определяется наибольшим количеством баллов, выставленными экспертами, и получает приглашение принять участие в очном мероприятии. Остальные участники получают памятный сертификат об участии.

Эксперты на каждый конкурс отбираются заранее по заданным критериям, чтобы результаты были честными и объективными.

[ задачИ \\

> Реализовать для участников простой способ подачи заявки и отправку своих материалов; исключение повторных заявок

> Назначить автоматически экспертов для оценки каждого участника по заданным критериям. Например, участник конкурса и эксперт не могут быть из одного региона; количество участников для оценки у эксперта не больше n-ного числа, распределить экспертов по тематикам и т. д.

> Систематизировать присылаемые материалы по каждому из участников

> Реализовать подсчет баллов в заявках участников для автоматического определения победителей

> Реализовать уведомления по этапности конкурса для участников и экспертов

Задачи нужно было реализовать с учетом поступления большого количества заявок

{

Каждому конкурсу соответствуют разные требования по заполнению форм заявок для любителей истории (физических лиц) и для организаций (юридических лиц).

Кураторы конкурсов сразу взяли вектор на организацию и системное хранение в готовом ПО. Нужно было только выбрать. И выбор был очевиден — Битрикс24. Клиент оставил заявку на сайте Битрикс24 и нам посчастливилось реализовать этот проект.

{ решение ]

Сбор заявок мы реализовали через CRM-формы, размещенных на официальном сайте конкурса: это позволяет легко справиться с большим объемом заявок и исключает повторы

Автоматическая отправка уведомлений: Участники получают сообщения о статусе своих заявок: «Ваша заявка принята», «Вам назначен эксперт», «Ведется подсчет баллов», «Вы стали победителем конкурса …»

Отбор экспертов: Битрикс24 автоматически назначает экспертов на каждую заявку, исключая совпадения по региону и учитывая количество участников, которых эксперт готов оценить.

Рассылка сертификатов для участников конкурса, не прошедших во второй тур путем создания воронки для отправки «Сертификата участника»

Настройка этапов прохождения заявок по этапам с помощью смарт-процессов. Организаторы конкурса видят в каждый момент времени количество участников и их материалы, с каких регионов страны пришли участники, взяли ли их эксперты в работу, выставленную оценку и комментарии к ней и т. д.

{ результат ]

Внедрение позволило легко и просто оперировать большим количеством заявок с разных конкурсов на разные тематики под руководством всего нескольких человек. Все участники учтены и в любой момент отслеживается их прохождение в конкурсе.

Большой плюс, что мероприятие организовано полностью онлайн — от подачи заявки до уведомлений об успешном завершении мероприятия. За исключением награждения победителей. Такие события лучше проживать по настоящему! 🙂

На сегодня сотрудники могут самостоятельно запускать проведение конкурсов по нашим инструкциям, что экономит бюджет. Но если возникнут вопросы, они всегда могут связаться с нами.

для участников

для сотрудников фонда

За клиентом закреплен проект-менеджер, который в ответственный момент всегда рядом