Главная
Блог
Проведение конкурсов. Автоматизация обработки заявок для Фонда
Проведение конкурсов. Автоматизация обработки заявок для Фонда
Расскажем на примере Фонда «История отечества»
О заказчике
Фонд ведет просветительную работу по сохранению наследия и традиций народов нашей страны
Проводит различные конкурсы по истории России и творческие мероприятия. В конкурсах могут принять участие любители истории всех возрастов, а также фонд организует мероприятия по поддержке в организации выставок, в создании научных трудов, в производстве фильмов, поощряют педагогических работников, поддерживают археологические экспедиции и тематические онлайн-проекты.
/ Задача, с которой к нам обратились }
Как проходит конкурс? Фонд на официальном сайте анонсирует проведение конкурса, например «История России в стихах», в котором школьники 1−11 классов отправляют в видео-формате чтение поэтических произведений о России и событиях ее истории.
Его участники должны зарегистрироваться на сайте Фонда и отправить свои материалы для рассмотрения экспертами. Далее эксперты знакомятся с присланными материалами и дают свою оценку. Победитель определяется наибольшим количеством баллов, выставленными экспертами, и получает приглашение принять участие в очном мероприятии. Остальные участники получают памятный сертификат об участии.
Эксперты на каждый конкурс отбираются заранее по заданным критериям, чтобы результаты были честными и объективными.
Его участники должны зарегистрироваться на сайте Фонда и отправить свои материалы для рассмотрения экспертами. Далее эксперты знакомятся с присланными материалами и дают свою оценку. Победитель определяется наибольшим количеством баллов, выставленными экспертами, и получает приглашение принять участие в очном мероприятии. Остальные участники получают памятный сертификат об участии.
Эксперты на каждый конкурс отбираются заранее по заданным критериям, чтобы результаты были честными и объективными.
[ задачИ \\
> Реализовать для участников простой способ подачи заявки и отправку своих материалов; исключение повторных заявок.
> Назначить автоматически экспертов для оценки каждого участника по заданным критериям. Например, участник конкурса и эксперт не могут быть из одного региона; количество участников для оценки у эксперта не больше n-ного числа, распределить экспертов по тематикам и тд.
> Систематизировать присылаемые материалы по каждому из участников
> Реализовать подсчет баллов в заявках участников для автоматического определения победителей.
> Реализовать уведомления по этапности конкурса для участников и экспертов.
Задачи нужно было реализовать с учетом поступления большого количества заявок
{
Каждому конкурсу соответствуют разные требования по заполнению форм заявок для любителей истории (физических лиц) и для организаций (юридических лиц).
Кураторы конкурсов сразу взяли вектор на организацию и системное хранение в готовом ПО. Нужно было только выбрать. И выбор был очевиден - Битрикс24. Клиент оставил заявку на сайте Битрикс24 и нам посчастливилось реализовать этот проект.
Кураторы конкурсов сразу взяли вектор на организацию и системное хранение в готовом ПО. Нужно было только выбрать. И выбор был очевиден - Битрикс24. Клиент оставил заявку на сайте Битрикс24 и нам посчастливилось реализовать этот проект.
{ решение ]
Сбор заявок мы реализовали через CRM-формы, размещенных на официальном сайте конкурса: это позволяет легко справиться с большим объемом заявок и исключает повторы.
Автоматическая отправка уведомлений: Участники получают сообщения о статусе своих заявок: «Ваша заявка принята», «Вам назначен эксперт», «Ведется подсчет баллов», «Вы стали победителем конкурса ….»
Отбор экспертов: Битрикс24 сам назначает экспертов на каждую заявку, исключая совпадения по региону, учитывая количество участников, которых эксперт готов оценить и т. д.
Рассылка сертификатов для участников конкурса, не прошедших во второй тур. Создание воронки для отправки «Сертификата участника».
Настройка этапов прохождения заявок по этапам с помощью смарт-процессов. Организаторы конкурса видят в каждый момент времени количество участников и их материалы, с каких регионов страны пришли участники, взяли ли их эксперты проработать, выставленную оценку и комментарии к ней и тд.
{ результат ]
Внедрение позволило легко и просто оперировать большим количеством заявок с разных конкурсов на разные тематики под руководством всего нескольких человек. Все участники учтены и в любой момент отслеживается их прохождение в конкурсе.
большой плюс, что мероприятие организовано полностью онлайн - от подачи заявки до уведомлений об успешном завершении мероприятия. За исключением награждения победителей. Такие события лучше проживать по настоящему! 🙂
На сегодня сотрудники могут самостоятельно запускать проведение конкурсов по нашим инструкциям, что экономит и бюджет. Но если возникнут вопросы, они всегда могут связаться с нами.
для участников
для сотрудников фонда
За клиентом есть закрепленный проект-менеджер, который в ответственный момент всегда рядом
Напишите или позвоните нам - придумаем, как улучшить ваш Битрикс24!
Позвонить
Написать
это тоже интересно
