Кейс по внедрению Битрикс24
Автоматизация обработки заявок для Фонда.
Проведение конкурсов
Проведение конкурсов
1
О заказчике
Фонд Истории Отечества ведет просветительскую работу по сохранению наследия и традиций народов нашей страны. Фонд организует различные конкурсы по истории России и творческие мероприятия.
В конкурсах могут принять участие любители истории всех возрастов, а также фонд проводит мероприятия по поддержке в организации выставок, в создании научных трудов, в производстве фильмов, поощряют педагогических работников, поддерживают археологические экспедиции и тематические онлайн-проекты.
Как проходит конкурс? Фонд анонсирует проведение онлайн-конкурса. Его участники должны зарегистрироваться на сайте и отправить свои материалы для оценки экспертов.
Далее эксперты знакомятся с присланными материалами и дают свою оценку.
Победитель определяется наибольшим количеством баллов, выставленными экспретами, и получает приглашение принять участие в очном мероприятии.
Остальные участники получают памятный сертификат об участии.
Эксперты на каждый конкурс отбираются заранее по заданным критериям, чтобы результаты были честными и объективными.
В конкурсах могут принять участие любители истории всех возрастов, а также фонд проводит мероприятия по поддержке в организации выставок, в создании научных трудов, в производстве фильмов, поощряют педагогических работников, поддерживают археологические экспедиции и тематические онлайн-проекты.
Как проходит конкурс? Фонд анонсирует проведение онлайн-конкурса. Его участники должны зарегистрироваться на сайте и отправить свои материалы для оценки экспертов.
Далее эксперты знакомятся с присланными материалами и дают свою оценку.
Победитель определяется наибольшим количеством баллов, выставленными экспретами, и получает приглашение принять участие в очном мероприятии.
Остальные участники получают памятный сертификат об участии.
Эксперты на каждый конкурс отбираются заранее по заданным критериям, чтобы результаты были честными и объективными.
2
Задачи и цели проекта
- Реализовать для участников простой способ подачи заявки и отправку материалов для участия в конкурсе; исключить повторные заявки.
- Назначить автоматически экспертов для оценки каждого участника по заданным критериям. Например, участник конкурса и эксперт не могут быть из одного региона; количество участников для оценки у эксперта не больше n-ного числа, распределить экспертов по тематикам и тд.
- Систематизировать присылаемые материалы по каждому из участников
- Реализовать подсчет баллов в заявках участников для автоматического определения победителей.
- Реализовать уведомления по этапности конкурса для участников и экспертов.
“
Задачи нужно было реализовать с учетом поступления большого количества заявок.
Каждому конкурсу соответствуют разные требования по заполнению форм заявок для любителей истории (физических лиц) и для организаций (юридических лиц). Ранее заявки собирали через электронную почту, что приводило к сложностям в обработке и задержкам с обратной связью.
Каждому конкурсу соответствуют разные требования по заполнению форм заявок для любителей истории (физических лиц) и для организаций (юридических лиц). Ранее заявки собирали через электронную почту, что приводило к сложностям в обработке и задержкам с обратной связью.
3
Решения в рамках проекта
Решение Для физических лиц:
- Сбор заявок через CRM-формы, размещенных на официальном сайте конкурса: Это позволяет легко справиться с большим объемом заявок, исключает повторы.
- Настройка этапов прохождения заявок по этапам. Организаторы конкурса видят в каждый момент времени количество участников и их материалы, с каких регионов страны пришли участники, взяли ли их эксперты проработать, выставленную оценку и комментарии к ней и тд.
- Автоматическая отправка уведомлений: Участники получают сообщения о статусе своих заявок: “заявка принята”, “вам назначен эксперт”, “ведется подсчет баллов”, “вы стали победителем конкурса ….”.
- Отбор экспертов: Битрикс24 сам назначает экспертов на каждую заявку, исключая совпадения по региону, учитывая количество участников, которых эксперт готов оценить и тд.
- Автоматическая воронка отбора: Создание воронки для отправки “сертификата участника”, не прошедшим во второй тур.
4
Результат
Внедрение позволило значительно упростить процесс обработки заявок:
• Сокращение времени обработки
• Увеличение количества участников:Упрощенная подача заявок привела к росту числа участников.
• Повышение удовлетворенности: Участники отметили улучшение качества обратной связи и удобство подачи заявок.
• Сокращение времени обработки
• Увеличение количества участников:Упрощенная подача заявок привела к росту числа участников.
• Повышение удовлетворенности: Участники отметили улучшение качества обратной связи и удобство подачи заявок.
Для нас было очень приятно внести свой вклад в организацию мероприятий Фонда истории отечества. Мы довольны получившимся итогом и, надеемся, что сможем реализовать еще не один проект! Ведь процесс сотрудничества был комфортным, а это залог того, что результат оправдает ожидания обеих сторон.